Przechowywanie dokumentów w odpowiedni sposób stanowi jeden z głównych czynników, który cechuje profesjonalnie prowadzoną działalność. Forma oraz miejsce przechowywania dokumentów mają niebagatelny wpływ na cały proces zarządzania w każdym przedsiębiorstwie. Dlatego też należy wiedzieć gdzie i w jaki sposób przechowywać dokumenty by nie zaburzać tego procesu i jednocześnie chronić kluczowe informacje znajdujące się na wszystkich dokumentach.
Na czym polega prawidłowe przechowywanie dokumentów?
W każdym dobrze prosperującym przedsiębiorstwie na całym świecie przechowywanie dokumentów jest coraz bardziej istotne. Pojawia się również coraz więcej regulacji prawnych, które określają m.in. sposób oraz czas przechowywania wszelkiej dokumentacji. Regulacje prawne dotyczą również różnych rodzajów dokumentów, do których zaliczają się:
- dokumenty księgowe;
- dokumenty płacowe i kadrowe;
- dokumenty medyczne;
- dokumenty dotyczące uregulowań prawnych;
- dokumenty związane z fakturami VAT;
Odpowiednie przechowywanie tych rodzajów dokumentów jest ściśle związane z dwoma kwestiami. Pierwszą z nich stanowi zabezpieczenie danych umieszczonych na tych dokumentach. Zaliczają się do nich umowy z pracownikami, umowy kupna i sprzedaży czy też dokumentacja medyczna oraz dokumentacja dotycząca przepisów BHP. Tego typu dokumenty muszą być chronione przed kradzieżą danych osobowych, która wiąże się z ochroną przed wyłudzeniem lub szantażem ujawnienia newralgicznych danych przez osoby niezwiązane z działalnością danego przedsiębiorstwa.
Druga kwestia dotyczy w głównej mierze dokumentów finansowych tj. faktur, potwierdzenia zakupu lub sprzedaży czy też umów o znaczeniu handlowym. Potwierdzenia zawartych wszelkich transakcji oraz współpracy są kluczowe głównie ze względu na rozliczenia z tytułu podatku VAT z Urzędem Skarbowym. Według aktualnie obowiązujących przepisów prawa tego typu dokumenty muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez kilka lat, gdyż Urząd Skarbowy ma prawo do weryfikacji przeszłych transakcji nawet do 5 lat wstecz.
Sposoby na przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie
Istnieją dwa sprawdzone sposoby na to w jaki sposób należy przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie by były one dobrze chronione i jednocześnie łatwo i szybko dostępne. Zaliczają się do nich:
- Przechowywanie dokumentów w zamykanych szafach, szufladach lub regałach – jest to tradycyjna i jednocześnie sprawdzona metoda przechowywania dokumentów. Polega ona na przechowywanie dokumentów w opisanych segregatorach lub skoroszytach, które znajdują się w zamykanych na klucz szafkach czy też szufladach. Zaletą tej metody jest możliwość łatwego i szybkiego dostępu do wszystkich ważnych dokumentów dla działania danego przedsiębiorstwa. Wiąże się to jednak z koniecznością przechowywania w formie drukowanej każdego dokumentu z osobna oraz z ryzykiem łatwej kradzieży dokumentów, gdzie znajdują się poufne dane dla przedsiębiorstwa;
- Korzystanie z usług zewnętrznych firm zajmujących się profesjonalną archiwizacją dokumentów – jest to świetne i nowoczesne rozwiązanie, dzięki któremu w bezpieczny sposób można przechowywać dokumenty. Oprócz tradycyjnego przechowywania dokumentów w formie papierowej tego typu firmy oferują przechowywanie dokumentów również w formie cyfrowej np. pliki pdf. Takie rozwiązanie jest znacznie bardziej komfortowe, gdyż wystarczy mieć hasła dostępu by w prosty sposób odnaleźć dany dokument a co najważniejsze – nie ma konieczności używania sporej ilości papieru do druku ważnych dokumentów i przechowywania ich w siedzibie firmy. Należy jednak mieć na uwadze fakt, iż istnieje zagrożenie kradzieży przechowywanych dokumentów w jednym miejscu przez hakerów co wiąże się z utratą istotnych dla działalności danej firmy danych.
Na co należy zwrócić uwagę przy przechowywaniu dokumentów?
W celu odpowiedniego przechowywania dokumentów należy zwrócić uwagę na kilka kryteriów, które warunkują ich zabezpieczenie oraz łatwą dostępność. Do tego rodzaju kryteriów można zaliczyć:
- Optymalizacja powierzchni do przechowywania dokumentów – jest to istotna kwestia, gdyż przeważnie w każdym przedsiębiorstwie codziennie pojawiają się dziesiątki lub setki nowych dokumentów. Dlatego też dobrze jest podzielić proces przechowywani dokumentów częściowo w formie papierowej w magazynie oraz pozostałą część w formie elektronicznej dostępnej w wewnętrznym systemie przedsiębiorstwa lub w zewnętrznym systemie firmy specjalizującej się w przechowywaniu dokumentów;
- Spełnienie wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych – jest to niezwykle ważna kwestia, gdyż dotyczy ona uregulowań prawnych takich jak RODO czy też ISO. Brak spełnienia wymogów bezpieczeństwa dotyczącego RODO może skutkować różnego rodzaju karami oraz konsekwencjami natury prawnej dla danego przedsiębiorstwa;
- Minimalizacja kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów – głównym założeniem działalności każdego przedsiębiorstwa jest dążenie do optymalizacji kosztów oraz maksymalizacji zysków. Przechowywanie dokumentów wiąże się jedynie z ponoszeniem kosztów przez przedsiębiorstwo. Dlatego też dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów możliwie w jednym miejscu oraz w większości w formie elektronicznej, gdyż generuje to niższe koszty aniżeli w przypadku tradycyjnego sposobu przechowywania dokumentów.
Więcej szczegółowych informacji oraz ofertę dotyczącą przechowywania dokumentów można znaleźć na stronach internetowych wielu firm specjalizujących się w tej branży. Jedną z nich jest firma Rhenus Data Office Polska. Można tam znaleźć wiele kluczowych informacji, wskazówek oraz szczegółów oferty przechowywania dokumentów dla każdego.
