Biura do wynajęcia - o co pytać przed podpisaniem umowy?

Wybór miejsca do prowadzenia firmy jest jednym z kluczowych działań przedsiębiorcy. Adres siedziby firmy należy podać w CEIDG jako główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Bywa, że lokal, w którym firma ma swoją siedzibę, jest własnością przedsiębiorcy. Jednak coraz częściej miejsce jest wynajmowane. Biura do wynajęcia to prężnie działająca gałąź nieruchomości. Na co zwrócić uwagę podpisując umowę z wynajmującym? Jakie pytania zadać, zanim wybierzemy konkretną lokalizację?

  1. Czy w danym lokalu jest możliwość założenia działalności? Nie każde biuro do wynajęcia nadaje się na siedzibę firmy. Najemca, aby móc rejestrować swoją działalność w konkretnym miejscu, musi dysponować tytułem prawnym do tego lokalu. To może być jego własność lub współwłasność, ale także umowa najmu. Nieco problematyczna może być sytuacja, kiedy przedsiębiorca będzie chciał nie tylko pracować w konkretnym lokalu, ale również tam mieszkać. O tego typu planach należy poinformować wynajmującego a stosowny zapis musi się znaleźć w umowie najmu. 
  2. Jaki tytuł prawny do biura do wynajęcia ma wynajmujący? To ważna kwestia zwłaszcza w sytuacji, w której wynajmujący lokal sam jest jego najemcą. Nie komplikuje to samego procesu rejestrowania działalności gospodarczej, jednak kluczowa jest zgoda właściciela lokalu na takie zapisy w umowie. 
  3. Czy za wynajem można otrzymać fakturę VAT 23 proc.? Nie każdy wynajmujący ma możliwość wystawienia korzystnych dla przedsiębiorcy faktur. Jeśli wynajmujący jest czynnym VAT-owcem, albo też prowadzi sprzedaż mieszaną, na pewno ma takie uprawnienia. Inaczej jest w sytuacji, gdy wynajmujący jest osobą prywatną, nie prowadzącą działalności. Wówczas VAT-u nie da się odliczyć, ale koszt wynajmu będzie można rozliczyć w ramach firmy. Należy wtedy poprosić wynajmującego o rachunek za biura do wynajęcia
  4. Jak są rozliczane koszty mediów? Rachunki za media można rozliczać w ramach firmy. Jednak warto przyjrzeć się poszczególnym mediom, żeby nie wpaść w kłopoty. Jeżeli działalność nie wymaga korzystania z gazu, rozliczanie go w rachunkach mogą zakwestionować urzędnicy. Najlepiej, gdy kwestie, związane z mediami będą doprecyzowane w umowie najmu biura do wynajęcia. Wówczas uniknie się ewentualnych niedomówień. W przypadku, gdy lokal wynajmowany jest siedzibą firmy i jednocześnie miejscem zamieszkania, należy spisać oświadczenie, jaka jego część służy firmie. I tylko tą można wpisać w koszty działalności. 
  5. Kto odpowiada za remonty lokalu? To kolejny temat, jaki musi zostać uściślony w umowie. Wszystkie remonty, dotyczące instalacji w biurze do wynajęcia oraz elementów na zewnątrz budynku nie powinny dotyczyć najemcy. Wynajmujący chce i może, inwestuje w zmiany, dotyczące wyglądu biura do wynajęcia. To ewentualne koszty odświeżenia ścian lub wprowadzenia kolorystyki, związanej z logo firmy. To ostatnie dotyczy zwłaszcza sytuacji, gdy firma działa jako franczyza. W kwestii odświeżenia lokalu warto dopytać, czy takie prace nie mogłyby oznaczać mniejszego czynszu przez jakiś czas. Jeśli biura do wynajęcia są zadbane, po wygaśnięciu umowy najmu ich wartość na rynku nieruchomości jest wyższa. 

Umowa najmu to dokument wiążący dla obu stron, zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Aby współpraca układała się pomyślnie, dobrze jest każdy z punktów dokładnie omówić. Dzięki temu można liczyć na satysfakcjonującą współpracę bez niespodzianek, związanych na przykład z nagłą podwyżką czynszu lub wprowadzeniem dodatkowej opłaty.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here