Dokumenty elektroniczne to wielka wygoda, ale jednak przede wszystkim jest to duża odpowiedzialność. Dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzamy swój czas, miejsce na półkach i dbamy o środowisko, produkując mniej papieru. Istnieje wiele miejsc w Internecie umożliwiających przechowywanie dokumentacji, takich jak na przykład archiwizacjadokumentow.com.pl
Co o archiwizacji mówi prawo?
Chwilę przed tym, zanim zabierzemy się za archiwizację dokumentów, powinniśmy się zastanowić, na co zwrócić uwagę przed załadowaniem tak ważnych plików. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że są to kwestie uregulowane prawnie. Na przykład zgodnie z przepisami, gdy chcemy dokonać archiwizacji elektronicznej, która dotyczy e-faktur, to na sam początek potrzebna jest nam zgoda kontrahenta na to, aby dostarczać mu dokumenty elektroniczne. Zgoda może przybrać formę wiadomości e-mail, zgody pisemnej lub zgody ustnej, która potwierdzi chęć otrzymywania przez kontrahenta faktur elektronicznych.
Ustawy regulujące archiwizację dokumentów
Zasady dotyczące przechowywania dokumentów regulują między innymi takie ustawy, jak Ustawa o rachunkowości, czy Ustawa VAT. Z tych zapisów wynikają takie reguły, jak między innymi: przechowywanie dokumentacji zgodnie z chronologią i w sposób, który pozwoli na szybkie i bezproblemowe znalezienie każdego z naszych dokumentów, tego typu pliki powinny być też odpowiednio chronione i zabezpieczane przed zniszczeniem, zniekształceniem lub przechwyceniem. Archiwizując powinniśmy również używać jedynie nośników danych odpornych na zagrożenia oraz nie wolno nam zapominać o systematycznym przeprowadzaniu procesu kopii zapasowej, aby nie spotkała nas utrata wszystkich naszych danych w obliczu awarii komputera lub nośnika. Dodatkowo zgodnie z prawem archiwizacja dokumentów musi być prowadzona przez określony czas, aż do chwili, gdy przedawni się obowiązek podatkowy. Można samodzielnie prowadzić archiwum dokumentacji i dbać samemu o wszelkie aspekty z tym związane, ale coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na pomoc z zewnątrz, używając portalu archiwizacjadokumentow.com.pl.
